Quando si organizza un evento, si dedica molta attenzione alla scelta della location, del menù e dell’allestimento. C’è però un dettaglio che spesso viene sottovalutato fino all’ultimo momento: quanti bicchieri servono davvero?

Sbagliare il calcolo può significare ritrovarsi senza calici durante il servizio oppure noleggiare molto più materiale del necessario. La buona notizia è che esistono alcune semplici regole che permettono di fare una stima corretta, sia per un aperitivo informale sia per un matrimonio o una cena di gala.

In questa guida vediamo come orientarsi.

Non esiste un numero valido per tutti gli eventi

La prima domanda da porsi non è quanti ospiti ci saranno, ma come si svolgerà l’evento. Un aperitivo di due ore richiede esigenze molto diverse rispetto a una cena servita con più vini, brindisi finale e open bar. Per questo motivo il numero di bicchieri va sempre calcolato considerando:

• durata dell’evento;
• tipologia di servizio;
• numero di cambi di vino;
• presenza dell’open bar;
• possibilità o meno di lavare i bicchieri durante il ricevimento.

Eventi semplici: la regola di 1,5-2 bicchieri per persona

Per un aperitivo, un buffet o un evento aziendale informale, nella maggior parte dei casi è sufficiente prevedere 1,5-2 bicchieri per invitato. Questa quantità consente di gestire eventuali sostituzioni e piccoli imprevisti senza accumulare materiale inutilizzato. Naturalmente il numero può aumentare se sono previsti cocktail diversi o una lunga permanenza degli ospiti.

Quanti bicchieri ci sono normalmente a tavola?

Una mise en place essenziale prevede soltanto:

• un calice per l’acqua;
• un calice per il vino.

Negli allestimenti più eleganti, invece, si possono arrivare ad avere fino a cinque bicchieri davanti a ogni ospite:

• acqua;
• vino bianco;
• vino rosso;
• spumante;
• eventuale vino da dessert.

Naturalmente non significa che dovranno essere presenti contemporaneamente in tutti gli eventi: dipende dal tipo di servizio scelto.

Perché nei matrimoni servono molti più bicchieri?

Se a tavola ci sono solo due o tre calici, perché il noleggio prevede quantità molto superiori? La risposta è semplice: gli stessi bicchieri non accompagnano tutto il ricevimento. Durante un evento strutturato i calici vengono sostituiti:

• dopo l’aperitivo;
• al cambio del vino;
• tra una portata e l’altra quando necessario;
• per il brindisi;
• durante l’eventuale open bar.

Per questo motivo, in un matrimonio o in un ricevimento particolarmente articolato, è normale prevedere una quantità complessiva pari a circa 3-4 volte il numero degli invitati. Per fare un esempio: 100 ospiti richiedono mediamente dai 300 ai 400 bicchieri complessivi, considerando acqua, vino, spumante e cocktail.

Quanti bicchieri prevedere per ogni ospite

Una stima pratica può essere questa.

Acqua

• 1 tumbler per persona (per ogni momento es. se ci sono aperitivo e cena prevederne 1 per aperitivo e 1 per cena)
• più circa il 20% di scorta

Vino

• 2-3 calici per ospite durante l’intero pasto
• più circa il 20% di scorta

Aperitivo/brindisi

• 1 flûte/calice per invitato (per ogni momento es. se ci sono aperitivo e brindisi prevederne 1 per aperitivo e 1 per brindisi)
• più circa il 20% di scorta

Open bar

• circa 2 bicchieri per ospite
• più circa il 20% di scorta

Quali tipologie di bicchieri servono?

Nella maggior parte degli eventi vengono utilizzati:

Tumbler per l’acqua

Capiente e versatile, generalmente tra 300 e 400 ml.

Calice per vino bianco

Più raccolto, ideale per mantenere meglio la temperatura del vino.

Calice per vino rosso

Più ampio, studiato per favorire l’ossigenazione e valorizzare gli aromi.

Flûte da spumante

Perfetta per brindisi e Champagne, anche se oggi molti ricevimenti scelgono di utilizzare un elegante calice universale.

Tumbler o Old Fashioned

Utilizzato per cocktail, soft drink, amari e servizio open bar.

Due dettagli che fanno la differenza

1. Considera anche lo staff

Nel conteggio  di un evento non vanno dimenticati:

• fotografi;
• videomaker;
• musicisti;
• DJ;
• animatori;
• personale di servizio.

Normalmente si tratta di almeno 5-10 persone che avranno bisogno di bicchieri per acqua e bevande durante tutta la giornata.

2. Valuta il ricambio

È probabilmente l’aspetto più importante. Se durante l’evento non è previsto il lavaggio dei bicchieri, bisogna avere a disposizione tutto il materiale necessario fino alla fine del ricevimento. In questi casi prevedere di noleggiare almeno tre volte il numero degli invitati rappresenta generalmente il minimo indispensabile per affrontare aperitivo, cena, brindisi e dopocena senza rischiare di rimanere senza calici.